眾所周知，檔案保管的目的在于利用，檔案在利用過程中體現(xiàn)其價值。大多企事業(yè)單位的檔案管理部門在年終報表通常也以全年利用檔案的多少卷/人次等數(shù)據(jù)來反映檔案利用的成果。筆者認(rèn)為這只是表象，而對檔案利用的效率、效果或者說時效性、價值如何，卻不能真正予以反映，也很少有人注重。因此，本文試圖對這一問題作些解剖和探索。
一、檔案利用工作現(xiàn)狀和問題：
隨著人們對《檔案法》和《檔案法實施辦法》意識的逐步提升，市場經(jīng)濟的建立完善，改革的不斷深化，企業(yè)組織在強化檔案保管的同時，更重視了檔案的開發(fā)利用，但檔案工作真正圍繞提供利用還跟不上形勢的發(fā)展，存在一些亟待解決的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1、傳統(tǒng)的檔案利用模式不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展形勢的需要。在這種模式下檔案利用只是被動服務(wù)，利用渠道或手段單調(diào)，檔案保管人員大都坐等利用者上門，而不能根據(jù)企業(yè)當(dāng)前中心工作，未雨綢繆主動提供利用服務(wù)。以致檔案利用效率大打折扣，缺乏時效性。
2、傳統(tǒng)手工操作不適應(yīng)高節(jié)奏高效率的需要。由于財力不足等多種原因，部分企業(yè)檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的手工操作之中，檢索、查找、調(diào)卷、摘錄等環(huán)節(jié)都靠手工操作，費時費力，有的雖然配備了微機，也只是為了應(yīng)付檢查，根本沒有真正運用起來，計算機利用率低，造成資源浪費，特別是檔案實行綜合管理后，室藏案卷數(shù)迅速增加，靠簡單的檢索工具進行手工操作，準(zhǔn)確率難以提高，出現(xiàn)利用者心急，查找者心慌，久而久之形成檔案利用條件差，使用效率低的狀況，從而利用者無甚積極性，對檔案更不重視，甚至出現(xiàn)將部分文件資料留在本部門“雪藏”以備日后所用而不歸檔的情況，檔案的利用進入逐漸受到冷落的惡性循環(huán)。
3、檔案的深度加工薄弱。檔案管理部門在檔案升級過程中，撰寫了一些編研資料，但大部分還停留在一般簡單的匯編。提供系統(tǒng)的、數(shù)據(jù)全面、分析準(zhǔn)確的專題編研材料還為數(shù)不多，給查找和利用帶來一定的不便。造成這種情況原因一是檔案人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)造成，即能力所限；原因二是有些企業(yè)名譽上是綜合檔案，而實際上，很多真正有價值的可編研利用的資料都還保存在各專業(yè)科室中，巧婦難為無米之炊；原因三是在實際檔案管理工作中重保管，輕利用；重保密，輕現(xiàn)實，人為涂上神秘色彩；直接影響到利用者對檔案與檔案工作的接觸。
4、檔案利用的便利性、多樣性、層次性不足。當(dāng)前公眾對于生活中一切服務(wù)活動都提出了“人性化”的要求，要求服務(wù)優(yōu)質(zhì)、快捷、周到。隨著大家對檔案利用意識的加強，對于檔案利用服務(wù)工作也就提出了同樣的要求。但是檔案實際利用工作在面對這些要求時卻不能給予滿足。其一、室（館）藏檔案結(jié)構(gòu)單一，難以滿足多層次利用者的需求；其二、檔案分類還不夠規(guī)范，客觀上造成了部分同類檔案的保管混亂，影響了整體檔案的信息發(fā)布，查詢十分不便：其三、檔案的檢索手段落后，雖然已出現(xiàn)并廣泛使用了計算機檢索．但是由于很多企業(yè)還沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫和使用檔案管理系統(tǒng)軟件，因此能夠用于計算機檢索檔案的比例還很小，大多檔案還在依靠手工檢索；其四、有些企業(yè)檔案信息資源建設(shè)剛剛起步甚至完全沒有開展，造成檔案信息資源難以快捷、準(zhǔn)確地檢出并提供利用。使實際檔案利用工作與檔案利用便利需求產(chǎn)生了較大的落差．難以滿足利用者的需求。
二、提升檔案利用工作效率的對策
目前，檔案利用工作的新時期已經(jīng)到來，原有的檔案利用工作的整套機制、方法、設(shè)備、條件等都有待完善、改進和發(fā)展。檔案利用在新時期下的再提高已時不我待。開發(fā)利用檔案，使檔案直接為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是發(fā)展檔案事業(yè)的需要，更是檔案工作者的職責(zé)。
1、突破傳統(tǒng)管理模式，更新傳統(tǒng)利用理念
隨著形勢的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案利用理論，尤其是檔案利用方式面臨著新的考驗與挑戰(zhàn)。在現(xiàn)今環(huán)境下．檔案利用面臨的主要問題是：檔案利用需求并不能得到完全的滿足。如果只是出于對信息、情報的需求，則不在刻意針對于原件的使用（作為憑證件使用）情況下，完全可以把數(shù)字化后的檔案信息提供二次甚至是多次利用。遺憾的是還有很多企業(yè)的檔案利用主要方式仍然在閱覽室借閱檔案原件，這既有損于檔案原件保護．又不能滿足利用者多層次的利用需求。因此，只有改變服務(wù)方式。積極開展靈活多樣的服務(wù)，開辟多種利用渠道和方法，才能迎合檔案利用者的需求。作為一種理念，這里尤其應(yīng)當(dāng)清楚地認(rèn)識到提供檔案利用也是一種服務(wù)．只是服務(wù)的客體不同罷了。因此，檔案人員應(yīng)該盡量讓自己去迎合、去吸引“顧客”，建立多姿多彩的機制和形象。
2、加快現(xiàn)代化步伐，全面實現(xiàn)微機管理
應(yīng)用微機進行管理是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志，也是檔案利用現(xiàn)代化必備的條件，首先企業(yè)要把檔案工作真正擺上內(nèi)部管理和辦事日程，在物力、財力上予以大力支持，把檔案管理所需微機與企業(yè)計算機中心聯(lián)網(wǎng)，形成上下，縱橫聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，提高使用效率，其一，充分利用現(xiàn)代的高新技術(shù)，如復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等復(fù)制檔案，提高檔案數(shù)字化程度。在提供利用過程中，減少使用甚至不用檔案原件，以延長檔案壽命。加快計算機檢索系統(tǒng)的建立，使現(xiàn)有檔案資源盡快轉(zhuǎn)化為可以支持計算機檢索的電子數(shù)據(jù)，方便查詢利用。最終將檔案信息的開發(fā)利用向電子化、網(wǎng)絡(luò)化逐步發(fā)展。通過加強電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字檔案館的建設(shè)，逐步?jīng)_破檔案利用在時間上、地域上的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。以此使檔案利用的便利性、時效性需求都能夠得到滿足。其二、檔案人員要盡快掌握微機管理的操作和使用，嚴(yán)格微機管理體制，設(shè)置系統(tǒng)登錄密碼口令，硬盤實行雙備份，并經(jīng)常進行計算機查殺毒的管理，使檔案管理的程序更科學(xué)、使用更安全。
3、建立綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)
整合企業(yè)各部門之間的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是當(dāng)前開發(fā)檔案利用工作的有效方式，是提高檔案利用率的一項迫切要求。同時加強各管理部門之間的溝通與協(xié)作，實現(xiàn)檔案信息資源共享是廣大檔案利用者的迫切愿望?？茖W(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，己為檔案部門與其他管理部門之間的協(xié)作提供了條件。首先，合理配置硬件設(shè)備，在考慮留有余量的基礎(chǔ)上量財而行；其次，科學(xué)規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)拓樸設(shè)計，確保網(wǎng)絡(luò)運行暢通，真正發(fā)揮微機管理及實行電子計算機網(wǎng)絡(luò)檢索等現(xiàn)代化服務(wù)手段作用，提高檔案利用服務(wù)時效。
4、加強檔案利用的編研與深度加工，提供多方面的主動服務(wù)
檔案管理包括基礎(chǔ)工作，服務(wù)工作，編研工作三大部分，這三者是辯證的關(guān)系，即互相聯(lián)系，互相依存，又互相區(qū)別，互相促進，要在抓好基礎(chǔ)工作，即在全面收集，規(guī)范立卷，完善檢索工具的基礎(chǔ)上，著重抓好室藏卷的編研和深度加工，要根據(jù)企業(yè)工作的特點，案卷利用頻率和圍繞企業(yè)中心工作服務(wù)的目的，對室藏檔案進行由表及里的深度加工，使之系統(tǒng)化，如對企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)、技術(shù)改造等數(shù)據(jù)匯集，編寫專題檔案，開辟科研、技改成果展覽，利用效果等多種編研和利用形式，并在廣泛利用現(xiàn)有檔案的基礎(chǔ)上，進行對比分析，說明成因，預(yù)測趨向，形成系統(tǒng)化有新的見解的資料，使利用者對編研內(nèi)容一目了然，節(jié)省查閱內(nèi)容的時間和精力，對深度加工的編研材料可打印成冊發(fā)送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，重要的可針對性在刊物上發(fā)表，從多方面、多渠道、多方式提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
5、建設(shè)一支素質(zhì)高，業(yè)務(wù)精的檔案隊伍
提高檔案工作人員素質(zhì)，要從強化服務(wù)意識，正確認(rèn)識收集與服務(wù)的關(guān)系上著手，把工作重點轉(zhuǎn)移到提供檔案利用的服務(wù)上來。改變檔案服務(wù)的被動狀況，變過去你上門我服務(wù)的被動服務(wù)為積極尋找信息，主動提供服務(wù)。同時努力提高服務(wù)水平，拓展知識面，端正服務(wù)態(tài)度，做到熱情、主動、負(fù)責(zé)，熟悉自己的服務(wù)對象，掌握自己的服務(wù)范疇，深入了解廣大利用者的需求，及時有效地為利用者提供有價值的檔案信息。
6、加強檔案利用信息的反饋
檔案利用信息反饋在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、針對性、系統(tǒng)性。有利于了解和掌握檔案利用信息的趨勢，進一步擴大檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。進一步了解企業(yè)和社會對檔案利用的需求和利用者的心理，即需要哪類信息？需要什么形式的信息等，從而改進我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，為企業(yè)發(fā)展和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。反之，檔案價值作用就難以充分發(fā)揮。反饋信息的收集方法可以有：其一、詳細(xì)填寫檔案利用目的，而不是一般以“工作查考”或“技改”等簡單了事，要有“前因后果”；其二、采用電話跟蹤了解利用效果；其三、有針對性的實地收集利用要求和反饋信息，如重大工程的建設(shè)過程等；其四、檔案部門要綜合典型利用事例，匯編利用成果，再反饋給利用者以此推動檔案利用的良性循環(huán)。
總之，檔案利用工作在新時期的再提高是一個系統(tǒng)工作，需要從觀念轉(zhuǎn)變；從豐富館藏到提高服務(wù)水平；從改善檔案利用的環(huán)境到軟硬件的投入等方面進行。這除了靠檔案部門自身的努力之外，還必須得到企業(yè)各部門和全體員工的支持。在實踐中，檔案利用工作再提高的困難或許較大，但為了向利用者更好的提供服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展進步出力，我們不但要從檔案部門的角度出發(fā)探討檔案利用工作，也要從利用者的角度出發(fā)研究做好檔案利用工作的方法，尋找對策，從而促進包括利用工作在內(nèi)的整個檔案工作的發(fā)展與進步。
